Shopping Center

Beim Managen eines Shopping Centers kommt es immer auf das „Wie“ an. Meist wird die reine Verwaltung eines Objektes bereits als ausreichend erachtet. Management mit Management gleichzusetzen wäre aber ein grober Trugschluss. Vielmehr ist eine prodynamische und proaktive Herangehensweise erforderlich. HI-HEUTE sprach dazu mit einem der erfahrensten deutschen Centermanagement-Spezialisten, dem Hamburger Helmut Koprian, langjähriger ECE-Geschäftsführer und heutiger CEO bei KoprianIQ.

 

Herr Koprian, was sagt ein so erfahrener Praxis-Experte wie Sie über die Wege zu einem vorbildlchen Centermanagement?
Helmut Koprian: Das „beseelte“ Kümmern kann nur von einem Centermanager vor Ort gelebt werden, der sich als „Bürgermeister seiner kleinen Stadt“ versteht und durch die Zentrale weitgehend von allen administrativen Aufgaben entlastet wird. Gutes Management ist aber immer auch personalintensiv. Wie sieht Ihre Besetzung dafür aus?
Helmut Koprian: In jedem unserer Center besteht ein Team aus einem Centermanager, einem Hausinspektor, mehreren Haustechnikern sowie zwei bis drei Sekretärinnen. Während der Kernöffnungszeiten gewährleisten diese, dass sowohl das Sekretariat als auch der Bereich Haustechnik durchgehend besetzt sind. Grundsätzlich befindet sich zu dieser Zeit auch entweder der Centermanager oder der Hausinspektor vor Ort. Aber da gibt es doch sicher auch noch zentralen Support?
Helmut Koprian: Selbstverständlich. Das Team in unserer Hamburger Zentrale garantiert durch den Einsatz eines zuständigen Leiter Centermanagements pro Objekt den Know-how-Transfer, das Coaching und die Kontrolle der Mannschaft vor Ort. Jeder Leiter Centermanagement betreut fünf bis sieben Objekte und besucht „seine Center“ mindestens alle zehn Tage oder sogar einmal wöchentlich. In der Vor- und Eröffnungsphase oder bei Umstrukturierungen bzw. Revitalisierungen wird dieser Turnus noch weiter verkürzt. Hinzu kommen aber auch noch die Fachexperten, wie zum Beispiel die Vermietungsprofis.
Helmut Koprian: Absolut richtig. Unsere regionalen Vermietungschefs sind ebenfalls zuständig für eine jeweils fünf bis sieben Objekte. Sie tragen Ergebnisverantwortung sowohl für die festgelegten Zielmieten als auch für die vollumfängliche Vermietung und sind Gesprächspartner für größere Filialisten. Ebenso verhandeln sie Mietverträge von Groß- und Ankermietern und steuern ihr Team der zentralseitig tätigen Vermietungsmanager. Gemeinsam mit den Bereichsleitern Centermanagement verantworten die Leiter Vermietung den Branchen- und Mietermix. Unterstützt werden die Centermanager sowie die Leiter Centermanagement und Vermietung zudem von einem Leiter Baumanagement (technische Objektbetreuung/ Facilitymanagement) und einer Leiterin Vertragsmanagement, Kommunikation & Marketing. Die kaufmännischen Bereiche, wie z. B. Mietinkasso, Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung und Reporting verantworten zentralseitig zwei Leiter Finanz-/ Rechnungswesen. Wie oft sind Sie selbst oder andere Vertreter der Geschäftsführung vor Ort im Center?
Helmut Koprian: Wir besuchen jedes Objekt ca. zwei- bis viermal im Jahr und führen dann intensive Gespräche mit den Machern des jeweiligen Centers. Wie sieht das mit der technischen und planerischen Betreuung aus?
Helmut Koprian: Diese wird durch unsere Schwestergesellschaft, der KOPRIAN IQ INGENIEUR & PLANUNG GmbH realisiert. Wir selbst gewährleisten die Schulung und Kontrolle des im Center eingesetzten technischen Personals (Hausinspektoren/ Haustechniker) und sind für die Ausschreibung sowie Vergabe von Wartungs-/ Dienstleistungsverträgen zuständig. Die in den Regionen eingesetzten Technischen Objektbetreuer sind für den Know-how-Transfer, die Einhaltung der Budgets sowie für die Nebenkosteneffizienz verantwortlich. Unser Unternehmen verantwortet das technische und strukturelle Management sowie das Facility-management vollumfänglich.

 

Getreu dem Motto: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist …“ wird das Qualitätsmanagement im Center von monatlich stattfindenden Geschäftsführungs- und Vermietungssitzungen flankiert. Ist das weiterhin Praxis bei Ihnen?
Helmut Koprian: Ja, das sind wichtige Standards bei uns. Während dieser zentralseitigen Termine werden für jedes Objekt folgende Themen erörtert: Stand des Objektes, Stand der werblichen Aktivitäten/ Werbegemeinschaft, Stand Mietzahlung/ Nebenkosten, Umsatzentwicklung, Frequenzen im Center, kritische Mietbereiche, proaktive Nachvermietungen, bauliche Themen, Rechtsangelegenheiten usw. Zurück zu Ihrer Anfangsaussage, dass Ihre Centermanager „Bürgermeister ihrer kleinen Stadt“ seien. Erklären Sie uns das bitte einmal näher.
Helmut Koprian: Die Centermanager nehmen ihre Aufgabe verkäuferisch und proaktiv wahr. Sie werden im Rahmen einer CM-Tagung alle sechs Monate von den Leitern Centermanagement und den Geschäftsführern z. B. zu folgenden Schwerpunkten geschult und gecoacht: Mietvertragsrecht, Umgang mit Mietern, Tendenzen im Einzelhandel, Nebenkosteneffizienz und Einsparungspotentiale, Erarbeitung von Werbeplänen und gemeinsamen Werbeaktivitäten, Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen für die Werbegemeinschaft, Führung von Mieter-Arbeitskreisen, Zusammenarbeit mit Städten und Gremien, Mieterakquise, „Hell-Sicher-Sauber“, Zusammenarbeit mit dem Investor, Reporting-Fragen und bestimmt noch einigen weiteren Themen. Noch einmal zur Anfangsfrage: Was ist für Sie Exzellentes Management?
Helmut Koprian: Sachgerecht, proaktiv agieren und schnelles Reagieren umsetzen - täglich in allen Bereichen Höchstleistungen erbringen!