Exklusiver Gastbeitrag für HI HEUTE von Matthias Münch vom Softwareunternehmen Yardi

Matthias Münch, Vertriebsleiter für die D-A-CH-Region beim amerikanischen Softwareunternehmen Yardi. Foto: Yardi

Man sollte einmal darüber dachdenken, welche Transaktionen in unserem  alltägliche Lebens bereits papierlos abgewickelt werden. Bei Flugbuchungen können wir beispielsweise von der Sitzplatzreservierung bis zum Einstieg ins Flugzeug sämtliche Abläufe über Ihr Smartphone durchführen. In vielen nationalen und multinationalen Immobilienunternehmen erfolgen Rechnungserstellung, -weiterleitung und -prüfung jedoch nach wie vor auf Papier. Dieser hochgradig ineffiziente Prozess ist nicht nur kostspielig und zeitaufwendig, sondern widerspricht auch sämtlichen Bemühungen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks.

 

Das Erstellen und Versenden einer Papierrechnung auf dem Luft- oder Landweg kann bis zu 4 Euro kosten. Die Verarbeitungskosten auf Empfängerseite können sich auf 15 bis 30 Euro belaufen, da dieser die Informationen manuell in eine Datenbank übertragen und an mehrere prüfende Stellen weiterleiten muss. An jeder der mitunter Dutzenden Schnittstellen werden Ressourcen verbraucht. Zudem erhöht sich mit jedem Kontaktpunkt die Fehleranfälligkeit.

Doch es bleibt natürlich nicht bei nur einer Rechnung. Multipliziert man diese Abfolge mit den Hunderten oder sogar Tausenden von Lieferanten und Partnern, mit denen einige Immobilienfirmen zusammenarbeiten, dann wirkt diese Art der Rechnungsverarbeitung nicht nur veraltet und geschäftshemmend – sie ist es auch.

Buchhaltung leicht gemacht

Die Gewinnmargen von Immobilienfirmen dürften während der COVID-19-Krise weiterhin gering bleiben. Darüber hinaus werden Unternehmen von Mietern, Investoren, Städten und Gemeinden sowie Behörden immer strengere Umweltstandards auferlegt. Diese Entwicklungen könnten Immobilienunternehmen in Europa dazu veranlassen, die manuellen Schritte und Papierberge in der Buchhaltung durch fortschrittliche Softwareanwendungen zu ersetzen, mit denen Rechnungen in elektronische Dateien umgewandelt, zur Prüfung weitergeleitet und per elektronischer Überweisung beglichen werden.

Mit diesem Ansatz lassen sich nicht nur die Kosten drastisch reduzieren; es werden auch die Ressourcen und Energie gespart, die für das Erstellen und Versenden von Papierrechnungen an die Empfänger anfallen. Konkret wurden Einsparungen von bis zu 80 Prozent der Kosten und 75 Prozent der Bearbeitungszeit für eine Rechnung dokumentiert. Trotz der Vorgaben in Richtlinie 2014/55/EU herrscht in europäischen Ländern Uneinigkeit hinsichtlich der Standards für Rechnungsinhalte und -verarbeitung. Lösungen zur Automatisierung dieses Prozesses bieten der Immobilienbranche die Gelegenheit, sich europaweit als Vorbild für eine effiziente und umweltfreundliche Buchhaltung zu positionieren.

Durch den Einsatz eines elektronischen Rechnungssystems können Immobilienunternehmen die vielen Stunden, die sie bisher für die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten aufgewendet haben, anderen Prioritäten wie Mieterbeziehungen, Marketing, Mietvertragsmanagement und Instandhaltung widmen. Mobile Anwendungen bieten außerdem zusätzlichen Komfort und Effizienz.

Verstärkte Umweltverantwortung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet auch potenziell spürbare Nachhaltigkeitsvorteile. Allein in Deutschland werden nach Informationen der Bundesregierung aus dem Jahr 2017 rund 29 Milliarden Papierrechnungen pro Jahr erstellt. Gleichzeitig ergab eine von der Technischen Hochschule Aschaffenburg in Auftrag gegebene Studie, dass in den Ländern der Europäischen Union durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen 250.000 Tonnen Schreibpapier gespart werden könnten. Diese Menge würde ausreichen, um über 80 Güterzüge zu füllen. Die entsprechende Minderung von Treibhausgasen kann man sich in etwa ausmalen.

Vorteile für den Beschaffungsprozess …

Moderne Softwareanwendungen für die Immobilienbranche decken nicht nur die Rechnungsverarbeitung ab, sondern umfassen jeden Aspekt des Tagesgeschäfts. Unternehmen können praktisch alle geschäftsbezogenen Produkte oder Dienstleistungen online über ein zentralisiertes Einkaufssystem, das in die Kerntechnologieplattform integriert ist, einkaufen, bestellen und bezahlen. Dieser Ansatz hat sich für viele Immobilienunternehmen in den USA und anderen Ländern als nützlich erwiesen – so auch für die Arcadia Management Group Inc. aus Arizona, die im Zuge der Einführung eines End-to-End-Beschaffungssystems die Kosten pro Rechnung um 60 Prozent reduzieren konnte.

Diese Systeme umfassen darüber hinaus Analysefunktionen, mit denen Manager von Immobilienunternehmen verbesserungsbedürftige Bereiche identifizieren und ihre Prozesse mit Branchen-Benchmarks vergleichen können. Einige Technologieanbieter übernehmen sogar die Vorbereitung und Überweisung von Zahlungen an Lieferanten.

… und das Lieferantenmanagement

Automatisierte Beschaffungslösungen vereinfachen nicht nur Einkauf und Bezahlung, sondern sind darüber hinaus wertvolle Tools, die eine konstruktive Interaktion von Immobilienunternehmen und Lieferanten ermöglichen. Wird das Lieferantenmanagement in einem einzigen Aufzeichnungssystem abgewickelt, sind doppelte Rechnungen nahezu ausgeschlossen. Klar definierte Standards und Workflows unterstützen Immobilienfirmen dabei, die Risiken im Zusammenhang mit dem Lieferanten-Onboarding zu minimieren. Lieferanten wiederum können das System unter anderem nutzen, um ihre Profile zu aktualisieren, Rechnungen einzureichen, den Zahlungsstatus zu überprüfen und Versicherungszertifikate hochzuladen. Sie können sich darauf verlassen, dass ihre Rechnungen schnell und korrekt bearbeitet werden, was die Beziehungen zu ihren Geschäftspartnern in der Immobilienbranche festigt.

Stabilität in unsicheren Zeiten

Bei der Umgestaltung des Beschaffungsprozesses mit neuer Technologie steht vor allem das Erzielen von Mehrwert im Vordergrund. Die hier beschriebenen Innovationen können die Verantwortlichen dabei unterstützen, die Energie, die sie für die Bearbeitung und Verwahrung von Rechnungen aufgewendet haben, auf höherwertige Prioritäten wie Compliance und Kundenservice zu lenken. Immobilienunternehmen können Kaufentscheidungen auf Basis umfassender Echtzeitdaten treffen, die nur über ein zentralisiertes System verfügbar sind, und so Risiken in ihren Lieferantenbeziehungen reduzieren. Nicht zuletzt lassen sich die Umweltauswirkungen, die mit dem Erstellen, Kopieren und Versenden von Papierrechnungen verbunden sind, erheblich reduzieren.

 

Europäische Immobilienfirmen können diese handfesten Vorteile nutzen, um die aktuellen Herausforderungen zu meistern und sich gleichzeitig für größere Erfolge in einem stabileren Geschäftsumfeld zu positionieren. Dabei können sie neue Best Practices für jeden Geschäftszweig etablieren.

Erstellt von Matthias Münch (Yardi)