Der exklusive Gastbeitrag

Björn Rieger, Geschäftsführender Gesellschafter von HEICO Property Partners

Foto: HEICO

Als Dienstleister sind unsere Teams aus Fachkräften und Experten im Property Management die wichtigsten Bausteine, um als Unternehmen erfolgreich zu sein. Wir müssen diese wertvollen Personalressourcen aber noch effizienter einsetzen, besonders dort, wo sie wirklich gebraucht werden.

Der Fachkräftemangel betrifft auch unsere Branche und wir müssen schauen, dass wir Talente nicht mit Aufgaben beschäftigen, die sich viel sinnvoller und schneller durch ausgeklügelte KI-unterstützte Digitallösungen erledigen lassen. Unser Ziel: ressourcenraubende Prozesse – sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Personal – erheblich zu optimieren. In der weiteren Digitalisierung und der unterstützenden Einbindung von KI in unseren Prozessen, sehen wir ausschließlich Vorteile - dies ist ein ganz klares strategisches Ziel in unserer Unternehmensentwicklung! Einige Beispiele:

KI-Projekt: Automatisierte Bearbeitung von Rechnungsdokumenten und Sachkonten-Zuordnung

Mithilfe von KI soll die Verarbeitung von Rechnungsdokumenten automatisiert werden, inklusive der präzisen Zuordnung von Sachkonten. Dies dient dazu, die Rechnungsbearbeitung erheblich zu beschleunigen und den Aufwand bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen deutlich zu reduzieren. Dadurch wird eine höhere Effizienz und Zeitersparnis im gesamten Prozess erreicht.

KI-Projekt: Optimierung der Startphase für neue Mandate und Objekte

Im Rahmen der Startup Phase steht ein Team oft vor der Herausforderung, große Mengen an Dokumenten aus übergebenen Datenräumen zu sichten und auszuwerten. Ziel ist es, mithilfe von KI schnell einen strukturierten Überblick über die vorhandenen Unterlagen zu gewinnen, um gezielt fehlende Dokumente identifizieren und nachfordern zu können. Dadurch wird der Einstieg in neue Projekte effizienter gestaltet und die zeitlichen Ressourcen des Teams geschont.

KI-Projekt: Einholung von Vergleichsangeboten bei Handwerksleistungen

Ein zentraler Punkt ist die Vereinfachung der Einholung von Vergleichsangeboten für Handwerksleistungen, die derzeit zeitaufwendig und personalintensiv ist. Ziel ist es, diesen Prozess durch die Kombination menschlicher Expertise und KI effizienter zu gestalten, ohne die Transparenz und Branchenstandards zu gefährden. Ein optimierter Prozess macht das zeitintensive Einholen von Vergleichsangeboten nun überflüssig. Der Einsatz von KI ermöglicht hier eine weitgehend automatisierte Vorabprüfung vieler Angebote und Rechnungen, sodass von Dokumenteneingang bis zur vollständigen Prüfung in der Regel nur wenige Tage bis Stunden vergehen. Bei auffälligen Belegen (sowohl sachlicher Natur als auch bei regionen- oder branchenunüblichen Preisen) wird automatisch eine Detailprüfung durch einen der über 50 festangestellten Handwerksexperten unseres Kooperationspartners aus mehr als einem Dutzend Gewerken angestoßen und etwaige Unstimmigkeiten direkt geklärt. Dadurch werden unnötige Touchpoints mit Auftraggebern vermieden und so auch dort Ressourcen geschont sowie sichergestellt, dass keine utopischen Preise veranschlagt werden.

Sind keine Vergleichsangebote zu bekommen, sichern sich die Property Manager von HEICO allerdings mit den zu jeder Prüfung durch unseren Kooperationspartner (Property Expert) übermittelten ausführlichen Prüfberichten gegenüber Eigentümern und Investoren ab, dass das vorgeschlagene Angebot zuverlässig und umfassend geprüft wurde. Aufgrund des immensen Volumens an Vergleichsdaten aus den jeweiligen Bereichen entspricht das Ergebnis des Prüfprozesses einer teilweise tausendfachen Angebotseinholung und Prüfung gegen den deutschen Gesamtmarkt, die die manuelle Einholung weiterer Vergleichsangebote überflüssig macht. Diese teilautomatisierte Angebotsprüfung stellt eine vielversprechende Option dar, die neben der digitalen Auswertung von Mietverträgen und der Digitalisierung, KI-basierten Optimierung wesentlicher Prozesse der Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung einen neuen, moderneren Branchenstandard darstellen könnte.